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Onboarder à distance ?

Meme si le fort ralentissement économique en cours va geler les embauches non prioritaires dans de multiples segments économiques, pour nombre d’entreprises, surtout de petite taille, les embauches initiées au moment du déclenchement de la crie doivent malgré tout avoir lieu.

Mais peut-on onboarder à distance ? La réponse est oui !

 Mais alors comment onboarder à distance ? Ci-dessous quelques conseils !

/ Préboardez ! /

Le preboarding est cette période qui précède le Jour 1 de l’employé.

Souvent négligé par les entreprises par manque de ressources ou de culture HR, cette étape prend tout son sens en période de crise comme aujourd’hui car le travail à distance va porter atteinte aux habitudes d’organisation de l’entreprise et à son image.

Maintenir un haut et précis la communication a un effet rassurant pour l’employé et valorise la marque employeur.

Assurez-vous que l’employé :

– A signé ses documents et soit en règle.
– Dispose d’un espace à domicile dédié pour travailler, d’un ordinateur (professionnel ou personnel), d’une connexion internet (à domicile) suffisante, des bons programmes, d’écouteurs de qualité et d’une caméra qui fonctionne ainsi que d’un téléphone.
Que cet outil soit sécurisé (antivirus et VN) s’il entre en contact avec des serveurs de l’entreprise.
Enfin il peut être nécessaire d’aborder la prise en charge d’une partie ou de toute la dépense liée à la connexion internet nécessaire pour travailler.

/ Le capitaine sur le pont le premier jour ! /

A situation exceptionnelle, onboarding exceptionnel.
Une présence en directe et en ligne du directeur et du Manager direct le jour 1 est un facteur consolidant pour appuyer et valoriser la prise de fonction du nouvel employé et établir une relation un peu à part, tout comme la situation.
Sinon penser à des messages enregistrés vidéos personnalisés à l’attention du nouveau collaborateur.

Il est fondamental d’avoir prévenu bien entendu toute l’équipe et pourquoi pas organisé un  e-meeting commun ou avec l’equipe ce meme jour J.  

/ Les outils, les outils … /

Il est essentiel de pouvoir communiquer et travailler facilement avec le nouvel employé et de pouvoir l’intégrer dans un travail d’équipe, dynamique et communicatif, pour ce faire la technologie est votre amie.

Il est important d’avoir des outils permettant notamment
– Du stockage de données (google drive, dropbox …)
– Un moyen de communication video (Skype, Starleaf, Zoom, Slack. GoogleHangOutMeet …)
– Un Task manager d’equipes (Trello, Slack, Asana …)

Si la nouvelle recrue n’est pas a l’aise avec tous, il faut en priorité la former a ses outils.

/ Gérer les rythmes /

Ne surchargez pas votre nouvel employé à distance. Les objectifs des premières semaines « à distance » sont de valider son intégration à la communauté professionnelle qu’est votre entreprise et lui donner confiance en sa nouvelle communauté professionnelle.

N’oubliez pas que c’est avant tout une question d’objectifs à atteindre plus que d’horaires de travail, surtout en mode « à distance ».

/ Une communication plus dynamique /

De la meme facon, assurez une communication globale plus fréquente, plus planifiée, plus intense afin de créer et maintenir de la cohésion et surcompenser la distance physique et humaine.

/ Le Tuteur ? /

De la meme facon qu’un formateur technique et IT peut devoir former la personne aux outils nécessaires, il est bon que soient clairement identifiable par la nouvelle recrue la personne a qui poser les questions, son Tuteur d’onboarding en quelque sorte.

Des questions ? Contactez nous !

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